MAGEFESA COLOMBIA SAS, identificada con NIT 900449081-1, con domicilio en la Cra 15 #93ª-84 en Bogotá – Cundinamarca; y en cumplimiento a lo estipulado en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 ha establecido la presente política de privacidad y protección de datos personales donde se regula la recolección, almacenamiento, administración y protección de la información  recibida por todos los clientes, proveedores, consumidores, contratistas, deudores, acreedores, empleados y partes relacionadas. Para los efectos de la presente política se tendrán en cuenta lo siguiente:

1. DEFINICIONES

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Grupo de interés: Es aquella información personal que se encuentra clasificada según el tratamiento que se realice, las finalidades con las que se conservan la información.

2. PRINCIPIOS EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Como premisa fundamental de esta política, MAGEFESA COLOMBIA SAS respeta la privacidad de cada una de las personas naturales o jurídicas que suministren su información personal a través de los diferentes canales de recolección de información establecidos para tal efecto. MAGEFESA COLOMBIA SAS garantiza que cuenta con mecanismos y sistemas de almacenamiento, adecuados y seguros. La información es recolectada procesada y usada de conformidad con las regulaciones actuales de protección de información y privacidad. No obstante, MAGEFESA COLOMBIA SAS no se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada del ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o por alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información.

Los datos suministrados por el Titular, deben ser claros, veraces, verificables y exactos, para que el tratamiento de los mismos pueda ser igualmente confiable.

La confidencialidad en el tratamiento de datos personales es otro de los principios rectores de esta política, ya que todos los funcionarios con acceso a las bases de datos están obligados a guardar estricta confidencialidad en el manejo de los mismos.

Todo dato almacenado y tratado debe tener la previa y expresa autorización de su titular, la cual deberá ser otorgada de manera libre y voluntaria. No obstante, este principio, no será necesaria autorización en los siguientes eventos:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

Los datos personales serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

  • Codificar en nuestros sistemas, las solicitudes de vinculación como clientes y/o proveedores.
  • Informar sobre nuevos productos o servicios.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados.
  • Lograr una eficiente comunicación relacionada con nuestros productos, servicios, ofertas, promociones, alianzas, estudios, concursos, contenidos, así como los de nuestras compañías vinculadas, y para facilitar el acceso general a la información de estos.
  • Proveer nuestros servicios y productos.
  • Informar sobre el lanzamiento de nuevos productos o servicios, o cambios en los mismos.
  • Evaluar la calidad del servicio.
  • Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
  • Consultar, reportar, procesar y transferir información a centrales de riesgo.

3. MANEJO DE DATOS SENSIBLES

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Según el artículo sétimo de la ley 1581 de 2012, se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

  • El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
    debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

4. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.
Queda prohibido el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, con el fin de evitar la violación a sus derechos por el uso indebido de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

5. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en esta política.
  • Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, verificable, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la información en los términos señalados en la ley.
  • Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  • Informar a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

7. DEBERES DEL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
  • Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares de la información.
  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando a ello haya lugar.
  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”, una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

La solicitud de consulta, rectificación, actualización o supresión deberá contener al menos el nombre del Titular y su contacto para enviar la respuesta, los documentos que acrediten su identidad, la identificación precisa de los datos sobre los que se quiere ejercer alguno de los derechos, los hechos que lo fundamenten y cualquier otro documento que se considere pertinente para su soporte. Además de anexar los datos de contacto y/o notificación. La solicitud deberá ser presentada por el Titular de los Datos Personales, causahabientes o representantes.

Acreditación de la calidad del solicitante que formula la petición, consulta o reclamo.
Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

  • Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco adjuntando copia de la escritura donde se de apertura a la sucesión y copia de su documento de identidad.
  • Las solicitudes presentadas por los apoderados a través de documento, deberán presentar copia auténtica del poder y de su documento de identidad.

Consulta: las consultas podrán dirigirse a los medios previamente enunciados.
Cualquier consulta será atendida en un término no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la consulta, prorrogable en 5 días hábiles más cuando las razones de la demora sean demostradas y válidas para la prórroga. En todo caso, se informara la fecha exacta de respuesta a la solicitud.
Reclamo o solicitud para la actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de la información contenida en la base de datos o por o por presunto incumplimiento de los deberes del ICIPC establecidos en la ley

  • El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a MAGEFESA COLOMBIA SAS a través de los medios relacionados anteriormente con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informara al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:
Siempre que una disposición legal o un contrato no lo impida conforme al artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos personales podrán revocar la autorización en cualquier momento para su Tratamiento o su supresión. La revocatoria de la autorización o la supresión de los datos personales será a través del mismo medio por el que se otorgó la autorización.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA: La presente Política de Datos Personales fue creada desde el día 01 de Enero de 2021 y entró en vigencia a partir del mismo día.